Skal man eje eller leje software?

Hvis man driver en mindre virksomhed som håndværker, behandler, coach eller lignende er det heller ikke meningen at IT-overvejelser skal være en stor del af at drive forretningen på den lange bane, men der vil i næsten alle virksomheder være behov for et eller andet niveau af digitalisering. Når man først er kommet igennem opgaven med at finde en løsning der matcher ens behov, er ønskescenariet for virksomheden at ens IT-løsninger bliver en naturlig del af virksomhedens drift, som ikke fylder negativt. Fejl, nedbrud, driftsmæssige forstyrrelser eller uhensigtsmæssige måder at arbejde med løsningen, fylder negativt mentalt og tager fokus væk fra virksomhedens kerneområde.

Netop derfor er det vigtigt at vælge den rigtige løsning, der bedst muligt understøtter jeres forretning og arbejdsgange. Det kan ofte give rigtig god mening at leje software fx ved at bruge en online SaaS-løsning (Software-as-a-Service), men det kan også være den helt rigtige løsning at bygge og dermed eje den software som ens virksomhed bygger på.

Her kommer nogle betragtninger I kan tage med hvis I aktuelt står og gør jer overvejelser omkring at anskaffe en softwareløsning i jeres virksomhed. I er selvfølgelig også velkomne til at række ud til os for en uforpligtende snak.

Hvornår giver det mening at leje software?

En virksomhed kan sagtens have en unik niche og en helt særlig målgruppe, men alligevel have gængse driftsbehov. Driver du en virksomhed der sælger onlinekurser, vil eksisterende platforme som Kajabi eller Simplero kunne opfylde størstedelen af jeres behov. Her vil det sjældent give mening at starte med at bygge egen software. En forretning som i eksemplet vil kunne driftes ganske fint med en kombination af en kursusplatform og et bogføringsprogram, som fx Dinero.

At bygge software har, relativt til at starte med at leje eksisterende software, en høj startomkostning.

Når man lejer software, er man dog nødt til at indse at softwaren er bygget til at fungere på en bestemt måde. Store platforme udbyder mange features og høj fleksibilitet, men selv her kan det være, at du er nødt til at lave nogle kompromiser. Altså, du er nødt til at være indstillet på at tilpasse din forretning til den platform du vælger.

Kan din virksomheds behov mødes af en eller få eksisterende softwareløsninger, og er niveauet af kompromisser på et acceptabelt niveau, så er der ikke nogen tvivl om at det giver bedst mening at leje software. Er der tale om en ung virksomhed, giver det især mening, da det kan være så tidligt at det er vigtigere at få valideret virksomheden overfor rigtige kunder end det er at softwareløsningen matcher drømmescenariet 100%.

Hvornår giver det så mening at eje software?

De to ofte mest afgørende punkter hvorpå beslutningen ofte falder ud til fordel for at eje software, altså bygge sin egen software enten in-house eller med en ekstern partner som Big Web, er hhv. økonomi og kompleksitet.

Økonomi

Økonomien kan blive udslagsgivende, når udgiften til at leje bliver for stor i forhold til at udvikle løsningen selv.

Eksempel
Du driver en fin forretning med 60 ansatte. Du overvejer at bruge et online tidsregistreringssystem, fordi det indtil nu har kørt manuelt med timesedler på papir. De udbydere du finder betaler du 80 kr ex moms per medarbejder per måned for at de kan registrere deres tid på de sager de arbejder på i din virksomhed.

Det giver en årlig omkostning på 57.600,- ex moms. Godt nok tilbyder softwareudbyderen en masse features i deres løsning, en del af dem regner I ikke med at komme til at bruge, og der er nogen i godt kunne tænke jer der fandtes.

Du kender tilfældigvis til en softwarevirksomhed med et godt og ry og beder dem om et tilbud. Efter du har modtaget tilbuddet, viser det sig at det økonomiske perspektiv er at udgiften har tjent sig hjem inden for fire år. Du regner den vækst, du har planlagt for din virksomhed, og tilgangen af medarbejdere om, til at i over en 10-årig periode skulle bruge ~700.000 kr for at kunne registrere tid ved brug af et online tidsregistreringssystem. Dvs. altså sige, selv med vedligeholdelsesudgifter indregnet, vil du stå med en besparelse i omegnen af 400.000 kr over 10 år. Ren bundlinje. Her er der ikke medregnet reduktion i andre omkostninger i virksomheden som følge af at processen omkring tidsregistrering blev mere effektiv.

Kompleksitet

Kompleksiteten af det, jeres virksomhed ønsker at opnå, kan ligeledes blive udslagsgivende.

Eksempel
Du driver en virksomhed, der sælger kursusforløb, men grundet at i arbejder med en udsat gruppe mennesker som primært kundegrundlag har du særlige ønsker til kunderejsen op til salg og deltagelse i kurset moduler.

Du ønsker at jeres kunder selv skal kunne booke en tid til en forsamtale, i tidsrum du sætter op. Når kunden har booket en forsamtale, skal de modtage en mail dagen før samtalen med et link til et online møde, en SMS som påmindelse kort før mødets start. Kunden skal kunne betale for et kursus online, og forløbet op til kurset skal desuden indebære en række personliggjorte mails, som alle skal sendes relativt til kursets start. Kurset har flere moduler som bliver afholdt på forskellige dage og alle afholdes ved fysisk fremmøde. Før og efter hvert modul skal der sendes mails med materiale som er relevante for det kommende modul. Efter kurset skal der sendes mails til evaluering, og invitation til opfølgende samtale. Derudover vil du gerne hele tiden have overblik over kursusdeltagere, hvor langt de er i forløbene, hvor langt de er i kunderejsen, og du vil gerne kunne opsætte kortere eller længere kunderejser til de typer af fremtidige kurser du har i støbeskeen.

Ovenstående behov er svære at opfylde med en enkelt platform. Man kan komme langt henad vejen med at sammensætte en løsning af eksisterende platforme, og bruge automatiseringsværktøjer som fx Zapier til at kæde de forskellige led sammen. Det vil muligvis stadig involvere nogle kompromisser, men en endnu mere væsentlig pointe er at det stadig vil resultere i høj kompleksitet.

Høj kompleksitet er lig med et højere tidsforbrug, uanset om du kaster dig ud i det selv, eller du hyrer en konsulent til at hjælpe, så vil det være omkostningsfuldt økonomisk og tidsmæssigt.

Her er det værd at overveje at bygge sin egen software, hvis der er særlige behov, der er en forudsætning for at forretningen kan lykkes. I så fald kan kompleksiteten udliciteres til en ekstern leverandør, som Big Web, og i kan fortsætte med at fokusere på jeres forretning.

Men er der ingen ulemper ved at bygge sin egen software?

Jo - helt sikkert. Der er en større økonomisk omkostning på den korte bane, idet udviklingen går i gang. Man kan skal kunne se at det på den lange bane vil tjene sig hjem, med et overskud at investere i at bygge software.

Der er også en længere tidshorisont både til systemet leveres og til det er modnet til fulde.

Egen software er for de virksomheder, hvor det giver mening, en langsigtet investering i at digitalisere og effektivisere sin virksomhed. Men potentialet kan være stort.